La forma de trabajar evoluciona y estos últimos años lo hace a un ritmo acelerado. Ya no todo sucede en la oficina, ni en el mismo horario, ni desde un único dispositivo. Nos encontramos en un entorno donde el teletrabajo, la movilidad, la colaboración en la nube y la seguridad son clave, por lo que contar con una solución como Microsoft SharePoint es esencial para el trabajo productivo.

En CLiCKO soluciones tecnológicas y de servicios IT, como especialistas en entornos Microsoft 365, sabemos que Sharepoint no es solo un repositorio. Es una herramienta diseñada para facilitar el trabajo diario, proteger los datos y mejorar la productividad de tu equipo. Si buscas un experto o partner Microsoft SharePoint, te lo explicamos todo. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es Sharepoint?

Para responder a la pregunta "qué es SharePoint", podemos definirlo como una plataforma de colaboración, almacenamiento y gestión de documentos de Microsoft 365. Permite que tu equipo trabaje sobre documentos compartidos, organice la información en bibliotecas y listas personalizadas, y aplique la automatización de procesos internos, todo en un entorno seguro y accesible desde cualquier dispositivo a través de SharePoint Online.

Ya no es necesario que cargues con un disco duro externo, o que estes conectado a la red de tu empresa para acceder al servidor. Se acabaron las carpetas compartidas o USB’s, ahora puedes tener un lugar seguro donde almacenar tus archivos. Esta es una de las grandes ventajas de SharePoint en comparación con un file server, ofreciendo una forma más sencilla y colaborativa de trabajar 

Características clave de Sharepoint

Estas son algunas de las funciones que han convertido Sharepoint 365 en una herramienta más recurrente y ha hecho que muchas empresas opten por su implementación.

• Seguridad: Tus archivos están cifrados, protegidos por políticas de cumplimiento (el conocido compliance) y con controles de acceso avanzados. La seguridad en SharePoint te permite aplicar acceso condicional o MFA (Autenticación Multifactor). Incluso si un dispositivo se pierde o es robado, puedes revocar el acceso remoto, garantizando la gobernanza de tus datos y el cumplimiento de normativas como el RGPD.
• Gestión documental: Con SharePoint, puedes organizar la información en bibliotecas con un estricto control de versiones, permisos de lectura por usuario y metadatos para localizar cualquier documento fácilmente. Además, la coautoría permite abrir, editar y compartir documentos de SharePoint simultáneamente desde cualquier dispositivo: ordenador, tablet o móvil.
• Constructor de sitios: Te permite crear una intranet en SharePoint, páginas web y sitios de grupo para la comunicación interna y la gestión de proyectos. Puedes personalizar estos espacios utilizando diferentes webparts de SharePoint para construir un sitio de comunicación de SharePoint a medida de tus necesidades.
• Automatización de procesos: SharePoint integra workflows y automatizaciones para aprobar documentos, notificar cambios o gestionar solicitudes internas. Gracias a la integración con Power Automate y SharePoint, puedes diseñar flujos de trabajo complejos y crear formularios en SharePoint para digitalizar procesos de negocio.
• Integración con Office 365: Microsoft 365 SharePoint se integra perfectamente con herramientas como Teams, Outlook, Word o Excel. Puedes, por ejemplo, visualizar informes de Power BI en SharePoint, facilitando un entorno de trabajo conectado y productivo. Esta sinergia aclara la duda de SharePoint vs Teams, ya que trabajan juntos: Teams utiliza SharePoint para almacenar sus archivos.

 Beneficios de utilizar Sharepoint

Después de entender qué es Sharepoint y analizar las principales funciones de Sharepoint, vamos a revisar los beneficios que Sharepoint ofrece a una empresa.  

1. Accesibilidad 

Con Sharepoint, al ser un servicio online, tus archivos estarán siempre a tu alcance, sin importar si estás en la oficina, trabajando desde casa o viajando. La posibilidad de acceder y editar documentos en tiempo real aumenta la flexibilidad y mejora la productividad. 

2. Mayor productividad

La productividad es uno de los pilares de Sharepoint, y es que mejora notablemente al generar una colaboración eficiente. El uso compartido de archivos y la edición simultánea permiten que los equipos trabajen juntos sin importar la ubicación o el dispositivo. Manteniendo la sincronización y la seguridad de los archivos en todo momento.

3. Seguridad

Tus datos están siempre protegidos gracias a las avanzadas medidas de seguridad de Microsoft, eliminando el riesgo de pérdida de información y garantizando el Compliance, el cumplimiento de las normativas de privacidad. Estos controles de privacidad, junto con las copias de seguridad automáticas, protegen tus documentos y evitan el riesgo de pérdida.

4. Reducción de costes 

Eliminando la necesidad de servidores físicos y otros dispositivos de almacenamiento, Sharepoint ayuda a reducir los costes. Además, su integración con Microsoft 365 simplifica la administración del sistema.

¿Quieres transformar el almacenamiento de archivos en tu empresa?

SharePoint es una herramienta que aporta agilidad, seguridad y colaboración en el entorno empresarial. Simplifica el almacenamiento y potencia la colaboración con una robusta gestión documental en SharePoint, sin perder la seguridad y protección de los archivos. Gracias a su integración con el ecosistema Microsoft, SharePoint se convierte en un componente esencial de la transformación digital.

En CLiCKO somos partners oficiales de Microsoft y contamos con expertos cualificados para planificar la implementación de Sharepoint y 365. Nuestro objetivo es asegurarnos de que tu empresa trabaje de forma más inteligente y segura en un panorama altamente colaborativo. ¡Contáctanos!